E-Ticaret Blogu
E-ticaret

İleti Yönetim Sistemi Nedir?

İleti Yönetim Sistemi Nedir?

İleti yönetim sistemi nedir, nasıl çalışır, İYS sistemine üye olunması zorunlu mudur ve başvuru sürecinde neler gerekir? İşte İYS hakkında bilmeniz gereken her şey:

İleti Yönetim Sistemi (İYS) Nedir?

İYS yani İleti Yönetim Sistemi, Mayıs 2015 tarihinde yürürlüğe giren e-ticaret kanunlarına göre Ticaret Bakanlığı’nca yetkilendirilmiş Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği tarafından yönetilen, izin ve şikayetlerin düzenlendiği ulusal bir veri tabanı platformudur.

İleti yönetim sistemi, hizmet sağlayıcılar tarafından alıcılara gönderilecek olan ticaret iletilerinin, yönetmelik içerisinde belirtilen istisnalar haricinde alıcının onayı olmadan gönderilemeyeceğini, izin dahilinde gönderilen iletilerde de ret imkanının bulunması gerektiği belirtilmiştir. Kanunda ve yönetmelikte açıklandığı üzere, ticari iletiler için alınması gereken iletişim onaylarında şunlar gereklidir;

  • Eğer onay fiziksel bir ortamda alınıyorsa alıcının imzası gerekir.
  • Onay elektronik ortamda alınıyorsa bilgilendirmenin alıcının e-mail adresine aynı gün iletilmesi gerektiği bildirilmektedir.

Elektronik ortamda alınan onaylarda yine benzer şekilde onay veren kişinin elektronik kayıtlarının tutulması ve aynı zamanda bu kayıtların güvenli bir şekilde saklanması gerekmektedir.

Hizmet Sağlayıcı kimdir?

Hizmet sağlayıcısı, müşteri ile fiziki olarak bir araya gelmeksizin, telefon, e-posta, kısa mesaj, çağrı merkezi vb. sistemlerle elektronik ortamda veri, ses ve görüntü içerikli ileti gönderimi yaparak ticari faaliyette bulunan gerçek veya tüzel kişilere verilen addır.

Alıcı Kimdir?

Hizmet sağlayıcısının sunduğu ticari elektronik iletiyi alan kişiye alıcı denir. Alıcılar İYS’de izinlerini hızlı ve kolay bir şekilde tek hesaptan yönetebilir ve değiştirebilirler. Ayrıca şikâyet başvurularını da buradan gerçekleştirirler.

Ticari Elektronik İleti Nedir?

Ticari elektronik ileti, gerçek ya da tüzel kişilerin elektronik iletişim araçlarıyla ürün veya hizmetlerini tanıtmak, bilinirlik sağlamak amacıyla gerçekleştirdiği ticari iletişime verilen isimdir.

İleti Yönetim Sistemi Nasıl Çalışır?

İleti Yönetim Sistemi, hizmet sağlayıcılarının alıcılara gönderdiği iletiler öncesinde alınması gereken ya da alınan izinler için güvenli bir saklama ortamı hazırlar. Sistem, alıcıların bu izinler hakkında onay ve ret bildirimlerini yapabileceği ve gerektiğinde şikâyette bulunabileceği bir imkan sunar.

İYS’nin çalışma sistemi;

  • Ticari elektronik ileti izinleri için güvenli veri tabanı oluşturulması,
  • Tek hesaptan yönetim kolaylığı sağlanması,
  • Ticari elektronik iletilerin kontrol altına alınması,
  • Şikâyet yönetiminin daha hızlı ve daha kolay olması,
  • İletişim bilgilerinizin güvende tutulmasıdır.

İleti yönetim sisteminin çalışma prensiplerini daha detaylı olarak şu şekilde sıralayabiliriz;

  • Artık bütün elektronik ileti izinleri, İleti Yönetim Sistemi üzerinde saklanacak.
  • Ticari olarak elektronik ileti gönderimi yapan bütün hizmet sağlayıcıları, promosyon, kampanya vb. gibi tüm ticari iletilerini müşterilerine iletebilmeleri için aldıkları izinleri İleti Yönetim Sistemine yükleyecekler.
  • Bu iletiyi alan kişiler de bu izinlerden çıkış haklarını istekleri zaman kullanabilecekler.
  • Vatandaşlar verdikleri izinlerin düzenlenmesi işlemini tek noktadan yönetebilecekler. Yani kullanıcılar İleti Yönetim Sistemi üzerinden verdikleri izinlerin düzenlenme işlemini artık kolaylıkla halledebilecekler.
  • Ticari olarak gönderilen iletiler kontrol altına alınarak, kullanıcıların çıkış yaptığı iletiler, artık o kullanıcılara gönderilmeyecek.
  • Ticari ileti almayı reddettikleri firmalardan tekrar ileti alan firmalar şikayet işlemlerini de yine aynı şekilde İleti Yönetim Sistemi üzerinden gerçekleştirebilecekler.
  • Ayrıca artık kişisel veri statüsünde bulunan bütün veriler, şifrelenmiş bir şekilde korunacak ve en yüksek seviyede veri güvenliği sağlanmış olacak.

İzinler İleti Yönetim Sistemine Nasıl Eklenir?

İYS’ye eklenecek İzinleri sisteme tek tek, toplu şekilde ya da teknik entegrasyon sistemiyle ekleyebilirsiniz. İzinlerin 1 Eylül 2020 tarihine kadar sisteme aktarılması gerekmektedir.

İleti Yönetim Sistemine (İYS) Eklenecek İzinlerin İçermesi Gereken Bilgiler

İYS sistemine yüklenecek izinler şu bilgileri içermelidir:

  • İletişim adresi
  • İzin türü (onaylandı/reddedildi)
  • İzin tarihi
  • İletişim kanalı (Çağrı merkezi – Kısa mesaj Servisi – E-posta)
  • İznin kaynağı (Islak imzalı onay formu, web sitesi vb.)

İYS Sistemine Üye Olunması Zorunlu Mudur?

Online ortamda gerçekleştirilecek duyuru, tanıtım ya da kampanya gibi hizmetlerin yapılabilmesi için İYS sistemine üye olmanız gerekmektedir. Yönetmelik gereği İleti Yönetim Sisteminde onayı bulunmayan alıcılara ticari e-mail gönderilmesi mümkün değildir. O yüzden mutlaka alıcıların İYS sistemine üye olması gerekmektedir.

İYS Başvurusu Nasıl Yapılır?

İYS için başvuru şartları ve işlemleri şu şekildedir;

  • Başvuru yalnızca Hizmet Sağlayıcılar içindir.
  • Başvuru yapabilmek için MERSİS kaydınızın olması gerekmektedir. İşlemi yalnızca MERSİS kaydı bulunanlar ve bu kayda göre yetkili görünen kişiler yapabilirler.
  • Başvuruyu yapacak kişilerin e-imza token’larının yanlarında bulunması gerekmektedir.
  • Ayrıca taahhütnameyi online ortamda imzalayabilmek için bilgisayarınızda Adobe Acrobat Reader’ın kurulu olması gerektiğini de unutmamalısınız.
  • Sisteme kurumsal e-posta adresinizle başvurmalısınız.

İleti Yönetim Sistemi Başvuru Belgeleri

Eğer hizmet sağlayıcı tüzel kişi ise;

  • Şirket unvanı,
  • Vergi kimlik numarası,
  • MERSİS numarası
  • Fatura adresi
  • İmza sirküleri,
  • Firma unvanı ve yetkililerinin yer aldığı ticaret sicil gazetesi,
  • Islak imzalı İYS Hizmet Sözleşmesi.

Hizmet sağlayıcı gerçek kişi ise;

İmza yetkilisinin adı-soyadı, doğum tarihi, TC kimlik numarası, telefon numarası ve kurumsal e-posta adresi ile yukarıda istenilen diğer belgeleri teslim etmelidir. Hizmet sağlayıcı tüzel kişiden farklı olarak MERSİS numarası yerine TC kimlik numarası, imza sirküleri veya imza beyannamesi verir.

İleti Yönetim Sistemi (İYS) Son Başvuru Tarihi

Hizmet sağlayıcıların onaylarını 1 Haziran 2020’ye kadar İYS’ye yüklemeleri gerekiyordu. Bu süre 31 Ağustos 2020 tarihine ertelenmiştir. Yani Hizmet sağlayıcıların onaylarını İYS’e yüklemeleri gereken son tarih 31 Ağustos 2020’dir.

İleti Yönetim Sistemi Üzerinden Onay Nasıl Alınır?

İleti Yönetim Sistemi üzerinden onay almak için çağrı merkezi, kısa mesaj numarası ya da kısa link aracılığıyla onay alma servisinden yararlanabilir ve onay alma işlemini gerçekleştirebilirsiniz.

Onay Kayıtları Ne Kadar Saklanabilir?

Onay kağıtlarını hizmet sağlayıcı, onayın geçerliliği bittikten sonra, ticari elektronik iletilerle ilgili diğer kayıtları ise kayıt tarihinden itibaren bir yıl süreyle saklayabilirler.

Onay Sonrası İYS Süreci Nasıl İşler?

Hizmet sağlayıcılar, İYS dışında aldıkları ret ve onayları entegrasyon sayesinde İYS’ye iletir. İleti yönetim sistemi de kendisine iletilen bu onayları alıcı olan kişilere bildirim olarak gönderir. Ardından da alıcılar isterlerse bu onay bildirimi üzerinden çıkış şansını kullanabilirler.

Hangi Durumlar Onay Gerektirmez?

  • Alıcının kendisiyle iletişime geçilmesi için iletişim bilgilerini vermesi durumunda, abonelik, üyelik, borç hatırlatma veya benzeri durumlarda konuyla ilgili bilgi verilirken onay işlemi gerekmez.
  • Ek olarak, esnaf olan alıcıların iletişim adreslerine gönderilen elektronik iletilerde ve sermaye piyasasına ilişkin mevzuat faaliyeti içerisinde yer alan şirketlerin müşterilerine bilgilendirme amaçlı gönderdiği elektronik iletilerde de onay işlemi gerekmez.

Hizmet Sağlayıcılara Karşı Yükümlülükler Nelerdir?

  • Hizmet sağlayıcılar yönetmelik gereğince vatandaşlara sunulması gereken çağrı merkezi, kısa link, kısa numara hizmetlerini eğer ki talep ederlerse İleti Yönetim Sistemi üzerinden temin edebilirler.
  • Hizmet sağlayıcılar İYS dışında aldıkları onay ve ret işlemlerini teknik entegrasyon aracılığıyla İleti Yönetim Sistemi’ne iletmelidir.
  • İYS kendisine iletilen bilgilere göre onay işlemi için bildirimler gönderecek. Alıcılar eğer ki isterlerse bu onay bildirimleri üzerinden çıkış işlemini gerçekleştirebilirler.
  • Hizmet sağlayıcılar aldıkları onayları İYS’ye iletecekler. Bu sayede de onayın ispatı İYS’de saklanmış olacak.
  • İYS, hizmet sağlayıcılardan gelen onay ve ret iletilerini günlük olarak raporlayacak. Yani hizmet sağlayıcıların müşterilerinin tüm izin hareketleri, her iletişim kanalı için ayrı ayrı kayıt altında tutulacak.

Ticari Elektronik İleti Yönetmeliği Nedir?

Hizmet sağlayıcıların arama, mesaj, e-posta gibi farklı tipte iletileri saklayabilmesini, alıcıların da hizmet sağlayıcılara verdikleri izinleri görüntüleyip kaldırmak istediklerinde kaldırabildikleri, izinsiz bir şekilde gönderilen iletilerin şikayet edilebileceği yönetmelik sistemidir.

Reddetme Hakkı ve Bildirim yöntemi Nedir?

Reddetme hakkı, alıcının istediği zaman hiçbir gerekçe göstermeden ticari elektronik iletiyi reddetmesini kapsar. Alıcının ret bildiriminde bulunması durumunda, bildirimin yapıldığı iletişim kanalına ilişkin olan onay geçersiz olmaya başlar.

Write a comment

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.